IMPLEMENTACIÓN Y DESARROLLO DE SISTEMAS DE GESTION DOCUMENTAL

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Se entiende por gestión documental el conjunto de normas técnicas y prácticas usadas para administrar el flujo de documentos de todo tipo en una organización, permitir la recuperación de información desde ellos, determinar el tiempo que los documentos deben guardarse, eliminar los que ya no sirven y asegurar la conservación indefinida de los documentos más valiosos, aplicando principios de racionalización y economía.

Aproximadamente el 80% de la información que manejan las empresas corresponde a contenidos no estructurados, como documentos de texto, imágenes escaneadas o correos electrónicos. Muchos de ellos se encuentran incluso fuera del control de la organización, y su gestión se vuelve cada día más compleja.

El cumplimiento de estándares y regulaciones, la optimización de los procesos de negocio, la clasificación y distribución de la documentación de forma segura o la centralización y organización de la información son algunos de los retos más comunes en el ámbito de la gestión documental que las empresas necesitan resolver.

 BENEFICIOS

  • - Rápida localización y consulta de documentos.
  • - Reducción de riesgos y costes de transporte y almacenamiento de la información.
  • - Posibilita la realización de cualquier número de copias autorizadas.
  • - Creación de nuevos canales de comunicación para empresas con dispersión geográfica.
  • - Garantía de un entorno seguro y flexible.
  • - Reduce significativamente los costes.
  • - La utilización simultánea por más de un usuario.
  • - Control y seguimiento de la distribución de documentos.
  • - Control estadístico de conexiones que facilita la gestión y toma de decisiones.

 

SERVICIOS

  • - Diagnóstico del funcionamiento de su sistema de archivo y correspondencia
  • - Consultoría para el diseño e implementación de proyectos de gestión documental
  • - Valoración legal y administrativa de sus documentos
  • - Asesorías en la administración de documentos.
  • - Auditoría de Gestión Documental
  • - Capacitación